યોજના બનાવવી પૂરતી નથી, તેની અસર જોવી પણ જરૂરી છે…

આપણે ઘણી વાર કોઈ નવું કામ શરૂ કરીએ ત્યારે તેની સફળતાની કલ્પના કરી લઈએ છીએ. વ્યવસાયમાં નવી નીતિ બનાવીએ, વ્યક્તિગત જીવનમાં નવો નિયમ નક્કી કરીએ કે સંસ્થામાં કોઈ મોટો પ્રોજેક્ટ શરૂ કરીએ, ત્યારે શરૂઆતનો ઉત્સાહ આપણને આગળ ધપાવે છે.

પરંતુ થોડા સમય પછી એક પ્રશ્ન પૂછવો જરૂરી બને છે : જે વિચાર સાથે શરૂઆત કરી હતી, તે ખરેખર કેટલો સફળ થઈ રહ્યો છે?

મહાભારતના શાંતિપર્વમાં ભીષ્મ પિતામહે રાજધર્મ સમજાવતાં શાસકે પોતાની વ્યવસ્થાઓ અને કાર્યો પર સતત દૃષ્ટિ રાખવી જોઈએ એવો વિચાર રજૂ કર્યો છે. આ વિચારને આધુનિક સંચાલનની ભાષામાં સમજીએ તો તે Continuous Monitoring અને Course Correctionનો પાયો બની શકે છે.

સારો મેનેજર માત્ર લક્ષ્યાંક નક્કી કરીને જવાબદારી સોંપી દેતો નથી; તે અમલ દરમિયાન શું થઈ રહ્યું છે, ક્યાં મુશ્કેલી આવે છે અને નક્કી કરેલી દિશા યોગ્ય પરિણામ તરફ લઈ જાય છે કે નહીં, તેનું પણ અવલોકન કરે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ કંપની ગ્રાહકોની ફરિયાદો ઘટાડવા માટે નવી પ્રક્રિયા શરૂ કરે છે. શરૂઆતમાં કર્મચારીઓને તાલીમ આપવામાં આવે, નવી માર્ગદર્શિકા બહાર પાડવામાં આવે અને દરેક વિભાગને જવાબદારી સોંપવામાં આવે. પરંતુ ત્રણ મહિના પછી ફરિયાદોની સંખ્યા ઘટવાને બદલે વધી હોય, તો માત્ર કર્મચારીઓને વધુ મહેનત કરવા કહેવું પૂરતું નથી.

તપાસવું પડશે કે નવી પ્રક્રિયા જટિલ છે? ગ્રાહકને જવાબ મળવામાં વધુ સમય લાગે છે? વિભાગો વચ્ચે માહિતી પહોંચતી નથી? કે કર્મચારીઓને જરૂરી અધિકાર આપવામાં આવ્યા નથી? અહીં નિરીક્ષણનો હેતુ કોઈને દોષિત ઠેરવવાનો નહીં, પરંતુ સમસ્યાનું મૂળ શોધવાનો છે. આ જ છે Root Cause Analysisની દૃષ્ટિ.

ઘણી વાર આપણે પરિણામ ખરાબ આવે ત્યારે વ્યક્તિને જવાબદાર ઠેરવીએ છીએ, જ્યારે સમસ્યા પ્રક્રિયા, સાધનો અથવા જવાબદારીની અસ્પષ્ટ વહેંચણીમાં છુપાયેલી હોય છે. એટલે સારા નેતાએ માત્ર ‘કોણે ભૂલ કરી?’ એવું નહીં, પરંતુ ‘આ ભૂલ થવાની પરિસ્થિતિ કેવી રીતે ઊભી થઈ?’ એવું પણ પૂછવું જોઈએ.

આજના કોર્પોરેટ જગતમાં Monitoring માટે ડેટા, ડેશબોર્ડ્સ, પર્ફોર્મન્સ રિપોર્ટ્સ અને રિવ્યૂ મીટિંગ્સનો ઉપયોગ થાય છે. પરંતુ અહીં એક સૂક્ષ્મ તફાવત સમજવો જરૂરી છે : ડેટા એકત્ર કરવો અને ડેટામાંથી શીખવું એકસરખી બાબત નથી. જો દરેક મીટિંગમાં માત્ર આંકડા રજૂ થાય, પરંતુ સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે કોઈ નિર્ણય ન લેવાય, તો રિવ્યૂ મીટિંગ માત્ર ઔપચારિકતા બની જાય છે.

અસરકારક સમીક્ષા ત્રણ બાબતો સ્પષ્ટ કરે છે — આપણે શું હાંસલ કરવા માગતા હતા, વાસ્તવમાં શું થયું અને હવે કયો ફેરફાર કરવો જોઈએ. આ પ્રક્રિયા સતત ચાલે ત્યારે સંસ્થા માત્ર ભૂતકાળનો હિસાબ રાખતી નથી; તે ભવિષ્યના નિર્ણયોને પણ વધુ સચોટ બનાવે છે. અહીં Feedback Loopનું મહત્ત્વ સમજાય છે.

કોઈ નિર્ણય લેવાય, તેના પરિણામો જોવામાં આવે, અનુભવમાંથી શીખવામાં આવે અને પછી સુધારેલો નિર્ણય લેવામાં આવે — આ ચક્ર સંસ્થાને સ્થિર નહીં, પરંતુ શીખતી સંસ્થા બનાવે છે. આ જ વિચાર વ્યક્તિગત જીવનમાં પણ લાગુ પડે છે. કોઈ યુવાન સ્પર્ધાત્મક પરીક્ષાની તૈયારી કરે અને દરરોજ દસ કલાક વાંચવાનો નિયમ બનાવે, પરંતુ પરીક્ષાના પરિણામમાં સુધારો ન થાય, તો માત્ર કલાકો વધારવા કરતાં પોતાની તૈયારીનું વિશ્લેષણ કરવું વધુ જરૂરી છે.

કયા વિષયમાં ભૂલ થાય છે? સમયનું આયોજન યોગ્ય છે? વાંચેલું યાદ રહે છે કે નહીં? નિયમિત મોક ટેસ્ટથી શું જાણવા મળે છે? આ પ્રશ્નો તેને મહેનતની દિશા સુધારવામાં મદદ કરે છે. કારણ કે સતત પ્રયત્નનું મૂલ્ય ત્યારે વધે છે, જ્યારે તેની સાથે શીખવાની પ્રક્રિયા પણ જોડાય. આ વિચારનું એક નવું પરિમાણ Early Warning System છે.

સમસ્યા મોટી બને પછી તેને ઉકેલવી ઘણી વાર ખર્ચાળ અને મુશ્કેલ હોય છે; પરંતુ શરૂઆતના સંકેતો ઓળખી શકાય તો સમયસર સુધારો શક્ય બને છે.

કર્મચારીઓમાં વધતી ગેરહાજરી, ગ્રાહકોની વારંવાર આવતી એકસરખી ફરિયાદો, પ્રોજેક્ટની સમયમર્યાદામાં સતત થતો વિલંબ અથવા ટીમના સભ્યો વચ્ચે ઘટતો સંવાદ — આ બધું મોટી સમસ્યા ઊભી થાય તે પહેલાંના સંકેતો હોઈ શકે છે.

નેતૃત્વની દૃષ્ટિ એમાં છે કે આ સંકેતોને અવગણવામાં ન આવે. જોકે સતત નિરીક્ષણનો અર્થ દરેક કર્મચારી પર શંકા રાખવી કે દરેક નાની બાબતમાં દખલ કરવી એવો નથી. અતિશય દેખરેખ વિશ્વાસ ઘટાડે છે અને લોકો સમસ્યા ઉકેલવાને બદલે માત્ર પોતાનું કામ યોગ્ય દેખાય તેવા પ્રયત્નમાં લાગી શકે છે. તેથી Monitoring with Trust જરૂરી છે — સ્પષ્ટ લક્ષ્યાંકો, પારદર્શક માપદંડો, સમયસર પ્રતિસાદ અને જરૂરી નિર્ણય લેવાની સ્વતંત્રતા.

ભીષ્મના વિચારને આજના સમયમાં ઉતારીએ તો સમજાય છે કે નેતાની દૃષ્ટિ માત્ર દૂરના ભવિષ્ય સુધી પહોંચતી હોવી પૂરતી નથી; તેને વર્તમાનની વાસ્તવિકતા પણ સતત જોવી જોઈએ અને ભૂતકાળના પરિણામોમાંથી શીખવાની તૈયારી પણ રાખવી જોઈએ. કારણ કે યોજના કેટલી સુંદર હતી તેનાથી વધારે મહત્ત્વનું એ છે કે તેનાથી શું બદલાયું. સાચું સંચાલન એ નથી કે એક વાર યોગ્ય નિર્ણય લઈ લેવામાં આવે; સાચું સંચાલન એ છે કે નિર્ણયની અસર ઓળખીને, જરૂરી હોય ત્યારે દિશા સુધારીને, સંસ્થાને સતત યોગ્ય માર્ગ પર રાખવામાં આવે.

દૃષ્ટિ ધરાવતો નેતા માત્ર આગળનો રસ્તો બતાવતો નથી — રસ્તામાં ક્યાં વળાંક આવ્યો છે તે પણ સમયસર ઓળખે છે.

(નિધિ દિવાસળીવાળા નવી પેઢીની તેજસ્વી લેખિકા છે. સુરતસ્થિત વીર નર્મદ યુનિવર્સિટીના સ્નાતક નિધિના બે પુસ્તકો કાવ્યસંગ્રહ ‘ઝરણી‘ અને ચિંતનકણિકાના સંગ્રહ ‘નિજાનંદ‘ ઉપરાંત ‘થોડામાં ઘણું’ મોટીવેશનલ સુવિચારોને પણ વાચકોએ વખાણ્યા છે. માનવ સંબંધો, સ્વભાવ અને સમાજ વ્યવસ્થા ઉપર આધારિત એક લેખમાળા એમના સોશિયલ મીડિયા ઉપર નિયમિત પ્રસિદ્ધ થાય છે. આ કોલમમાં એ મહાભારત અને ગીતા ઉપર આધારિત વહીવટ તેમજ મોટીવેશનને લગતી વાતો સરળ ભાષામાં સમજાવે છે.)

The post યોજના બનાવવી પૂરતી નથી, તેની અસર જોવી પણ જરૂરી છે… appeared first on chitralekha.

from chitralekha https://ift.tt/uNXtY2E
via